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<title>Guía para hacer un Hackathon</title>
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<a href="https://github.com/JoshData/hackathon.guide" class="visible-md visible-lg"><img style="position: absolute; top: 0; right: 0; border: 0;" src="https://assets-git-camo.f3mw1.com/365986a132ccd6a44c23a9169022c0b5c890c387/68747470733a2f2f73332e616d617a6f6e6177732e636f6d2f6769746875622f726962626f6e732f666f726b6d655f72696768745f7265645f6161303030302e706e67" alt="Fork me on GitHub" data-canonical-src="https://s3.amazonaws.com/github/ribbons/forkme_right_red_aa0000.png"></a>
<div class="jumbotron">
<div class="container">
<h1><span>Cómo organizar un</span>Hackathon<span>exitoso</span></h1>
<p>Guía paso a paso por <a href="http://razor.occams.info">Joshua Tauberer</a> basada en la organización y su participación en muchos hackathones.</p>
</div>
</div>
<div class="container">
<div id="body-content">
<p>Estas notas provienen de cuatro años exitosos de <a href="http://dc.opendataday.org">Open Data Day DC</a> y otros hackathones cívicos en los que he coordinado, patrocinado, o participado.</p>
<p>Estas ideas han sido inspiradas por muchas personas, en especial por mis co-organizadores del Open Data Day DC Eric Mill, Sam Lee, Katherine Townsend, y Julia Bezgacheva, así como Justin Grimes, Matt Bailey, Leah Bannon, Laurenellen McCann, y Greg Bloom.</p>
<hr>
<h2 id="what">¿Qué es un hackathon?</h2>
<h3>Definición</h3>
<p>Defino “hackathon” en general:</p>
<ul>
<li>Hacking implica resolver un problema de manera creativa. (No necesariamente que tenga que ver con la tecnología.)</li>
<li>Un hackathon es un evento de cualquier duración donde se reúnen personas a resolver problemas. La mayoría de los hackathones que he coordinado tienen además talleres en paralelo.</li>
</ul>
<p>Los participantes forman grupos de 2-5 personas, toman sus laptops (si el evento tiene una temática tecnológica), y se sumergen en los problemas. Los talleres de entrenamiento en paralelo son muy buenos especialmente para personas que asisten por primera vez, pero igualmente para todos los demás participantes.</p>
<h3>Energía positiva</h3>
<p>Los hackathones han adquirido mala reputación gracias a <i>algunos de ellos</i>, debido a su estructura no saludable, competitiva y sus expectativas poco realistas. No desarrolles un hackathon como ese y andarás por buen camino. Estas son algunas pautas que tomo en consideración:</p>
<ul>
<li>Fortalece en la comunidad la razón de ser de un hackathon.</li>
<li>Da la bienvenida a la comunidad a personas que vienen por primera vez.</li>
<li>Brinda la oportunidad a los participantes de aprender algo nuevo.</li>
<li>Da espacio y tiempo a los participantes de progresar en problemas en los que ellos están interesados.</li>
</ul>
<p>No esperes tener un problema realmente resuelto al final del evento. ¡Los problemas reales son muy difíciles! Piensa en el hackathon como una pequeña parada de un largo viaje hacia la resolución de problemas o como una sesión de entrenamiento para preparar a los participantes para resolver problemas.</li>
<p>Dado que no van a resolver algo en sí, no intentes poner presión irreal (además de poco saludable) en tus participantes. No estén despiertos toda la noche, no impulses a tus participantes con cafeína, y no hagas ganadores ni perdedores. Simplemente no lo hagas. Nunca ha habido cerveza, competidores, o presiones de tiempo en mis hackathones. Los participantes deben venir energizados y ser recibidos con energía positiva.</p>
<h3>Espera — quizás un hackathon no es la respuesta</h3>
<p>Las notas que encontrarás abajo son más que nada logísticas y suponen un enfoque centrado en la tecnología. Tomo por sentado que quieres organizar un hackathon. Pero lee <a href="https://medium.com/@elle_mccann/so-you-think-you-want-to-run-a-hackathon-think-again-f96cd7df246a">So You Think You Want to Run a Hackathon? Think Again</a> por Laurenellen McCann para consideraciones en otros (y algunas veces mejores) maneras de atraer una comunidad.</p>
<p>Si el objetivo de tu hackathon es comercializar un producto, para aquí y lee una guía diferente. Tus objetivos y mis objetivos no son los mismos.</p>
<h2 id="welcoming">Bienvenida a personas de primera ocasión</h2>
<p>La cosa más difícil sobre la organización de un hackathon exitoso es ser abierto a personas que participan por primera vez y ayudarlos a involucrarse en la actividad.</p>
<p>Los nuevos a menudo sufren del “<a href="https://en.wikipedia.org/wiki/Impostor_syndrome">síndrome del impostor</a>”, la sensación de no pertenecer por carecer de suficientes habilidades, no ser lo suficientemente inteligentes, etc. Por supuesto, ellos están en un error, pero hasta que sientan que pueden pertenecer, no podrán tener una experiencia satisfactoria. Es el trabajo de los organizadores ayudarles a darse cuenta que siempre tienen algo con qué contribuir.</p>
<p>Los participantes que asisten a un hackathon por primera vez, con frecuencia se abruman cuando llega la hora de encontrar un proyecto en el cuál trabajar. Probablemente no saben cómo relacionar sus propias habilidades con los tipos de proyectos que se están trabajando. El hecho de saber cómo ser útil es una habilidad en sí. Necesitarás guiarlos a un proyecto y a través del proceso de darse cuenta de qué manera pueden participar. Si tienes muchos participates perdidos y no cuentas con mucha ayuda para que comiencen un proyecto, ellos empezarán a irse — intenta evitarlo.</p>
<p>El organizador del hackathon debe asegurarse que cada uno tiene algo que hacer. Una manera de hacer esto es tener una lista de líderes de proyecto con anticipación: personas que sabes que vienen con un proyecto en particular y que pueden guiar a otros participantes también. También podrías hacer que los proyectos estén listos para aceptar nuevas personas. Podrían haber actividades no relacionadas con proyectos — talleres, descritos más abajo — los cuales hagan más fácil la labor de unir a nuevos participantes.</p>
<h2 id="hacking">Hacking</h2>
<p>La idea central de un hacking es que los participantes se adentren en problemas. Por lo general los grupos se forman de 2 a 5 participantes para resolver un problema, por ejemplo desarrollar nuevos datos de visualización, escribir un documento o investigar de manera colaborativa. Los participantes sacan sus laptops, se conectan al wifi y comienzan a trabajar.</p>
<p>Todo comienza con la presentación de proyectos. Los participantes que ya traen uno al evento tienen la oportunidad de describir de manera general (en máximo 1 minuto) en lo que están trabajando al inicio del evento de forma que los demás puedan unirse a ese proyecto. Al final del evento, se realiza una sesión de cierre donde se demuestran los avances.</p>
<h3>Cultivando Buenos Proyectos</h3>
<p>No todos los proyectos son buenos para un hackathon. Es muy importante dejar en claro las siguientes cualidades:</p>
<ul>
<li><strong>Descrito de forma clara.</strong> Los proyectos deben tener una pregunta clara a lo que se quiere resolver <em>además de</em> una propuesta de solución razonablemente específica.</li>
<li><strong>Alcanzable.</strong> La mayoría de los proyectos completan cerca del 25% de los objetivos que se proponen alcanzar en el tiempo que se les da. Pon especial atención en estos objetivos de forma que los miembros del equipo tengan una sensación de haber completado algo al final de la sesión.</li>
<li><strong>Sean fáciles de abordar por los nuevos.</strong> Los proyectos deberían estar preparados para darle tareas a nuevos miembros con una variedad de habilidades en distintos niveles. Para proyectos que implican codificar, estas tareas no deben requerir adentrarse demasiado en la base del proyecto, y se debe asegurar que todo el ambiente pueda estar preparado en 20 minutos o menos. Se podría crear una lista de tareas en github con tiempo de anticipación.</li>
<li><strong>Dirigido por una persona.</strong> Un experto que guíe el proyecto de manera relevante al mundo real. Los proyectos sin alguien experto en el tema podrían “resolver” un problema que no existe. Idealmente el líder de proyecto es una persona con conocimientos en el área o alguien que puede conectar a personas con experiencia en el problema. Yo recomiendo revisar la serie sobre cómo integrar expertos de Laurenellen McCann’s <a href="http://www.buildwith.org/">Build With, Not For</a>. De forma adicional, no es suficiente que el líder sólo sea quien de las ideas. Pon atención cuando veas que un líder de proyecto no puede realmente ver de qué manera se implementará la solución al problema trabajando en conjunto con el resto de su equipo.</li>
<li><strong>Organizado.</strong> Para proyectos con cuatro o más miembros, en especial para las personas de nuevo ingreso, el rol del líder debería ser el de coordinar, asegurándose que cada persona tiene algo que hacer y ayudando a recibir nuevos integrantes.</li>
</ul>
<p>Toma estos puntos como un checklist. Los proyectos que toman en consideración estas cualidades tienden a ser más productivos y felices.</p>
<p>Si sabes qué proyectos participarán en el evento, mientras más pronto los pongas a trabajar en estos puntos mejor. Reúnete con líderes de proyecto y platica sobre estos componentes con tiempo de anticipación si es posible. Como organizador, tener toda esta información ayuda a guiar a los participantes a proyectos en los que seguramente quieran trabajar.</p>
<h3>Hackathones temáticos</h3>
<p>Un hackathon temático es uno donde los proyectos están confinados a un problema en particular: <a href="http://www.nationalgeographic.com/food-forum/hackathon">sostenibilidad alimenticia</a> o <a href="http://rebuildingreentry.com/">ciudadanos que regresan</a>. Los hackathones temáticos tienen la capacidad de atraer a expertos que les interesa el área (algo que se dificulta en hackathones abiertos como el Open Data Day DC), y los proyectos giran en torno a lo que los expertos ponen a consideración.</p>
<p>Cuando los hackathones temáticos tienen que ver además con la tecnología, existe un problema en común: los expertos del área pueden identificar problemas pero no siempre pueden guiar la solución a algo que integre la tecnología. Los demás participantes pueden aplicar sus habilidades rápidamente pero no saber nada sobre el tema que se quiere resolver. Conectar estos puntos requiere de cuidadosa planeación con tiempo de anticipación.</p>
<p>Lo que resulta comunmente es una división de la sala en tres grupos:</p>
<ol>
<li>Participantes expertos y otros miembros trabajando juntos de manera exitosa.</li>
<li>Participantes expertos trabajando con otros expertos en la investigación de un problema, pero sin implementación.</li>
<li>Otros participantes teniendo dificultades para encontrar algo relevante en qué trabajar o implementar creando una solución con un valor mínimo para los problemas reales de la temática propuesta.</li>
</ol>
<p>#1 está perfecto. #2 es aceptable si el grupo está feliz. Sin embargo #3 no es aceptable: los participantes sin una temática se sentirán completamente perdidos. Para evitar lo anterior, asegúrate de tener proyectos en los que todos puedan trabajar tiempo antes del evento. Trabaja con los expertos del área antes del evento de modo que se pueda tornar problemas en proyectos. Ve la sección Cultivando Buenos Proyectos arriba para asegurarte que es una problemática coherente, que existen los recursos necesarios (conjunto de datos, por ejemplo), y que las habilidades necesarias para el proyecto empatan las esperadas de los asistentes (y en suficiente cantidad).</p>
<p>Adicionalmente, un experto podría proponer muchas ideas, pero esta persona podría solo trabajar en uno de los proyectos, así que asegúrate de tener al menos una persona experta por cada cuatro no expertas.</p>
<h3>Acomodando nuevos participantes en nuevos proyectos</h3>
<p>Acomodar participantes en proyectos existentes puede ser muy difícil. De hecho es una de las partes más difíciles en el hackathon. Así que ten ideas de nuevos proyectos que sean especialmente sencillos en caso que algunos participantes no se puedan agregar a proyectos existentes. Tener ideas de proyectos listas es de especial importancia si no esperas que los participantes traigan sus propias ideas, y siempre se abierto a ideas de los demás. Un proyecto de una sola persona, lo cual significa una persona trabajando sola, ¡está bien también!</p>
<h3>Otros tips</h3>
<p>No permitas exponer una idea que no se trabajará en el evento, a menos que no haya suficientes. Permitirlo solo será una pérdida de tiempo para todos.</p>
<p>Una vez que el hacking a comenzado, no interrumpas a los hackers <em>a menos que</em> sea para asegurarte que todo va bien, para saber si todos tienen algo que hacer, y para mantener un buen ritmo en la agenda. Actividades de medio día como tiempos de comida con conferencias o videoconferencias son demasiado distractoras para quienes están ansiosos por continuar resolviendo una problemática.</p>
<h2 id="training">Entrenamiento</h2>
<p>Un hackathon exitoso podría ser solamente hackear, solamente entrenar, o ambas actividades.</p>
<p>Si tienes un número significativo de personas nuevas, tener un ciclo de talleres es una buena manera de brindarles una actividad más cómoda que empezar a trabajar en algo. Puedes organizar talleres para introducir a los participantes a la temática del hackathon o para pulir una habilidad técnica particularmente útil para el hackathon. Los talleres pueden ser espacios de discusión sobre problemáticas en el campo relacionado al hackathon. Los talleres deberían ser lo más interactivo posible.</p>
<p>Elige los talleristas con cuidado. Idealmente éstas personas deberían haber tenido el mismo taller antes de modo que ya tengan algo de experiencia. Deberían también haber tenido la diversidad de participantes que tiene el hackathion (en sexo, raza, edad, etc.). Lee los tips de <a href="http://conference.hopper.org.nz/#speakers">Hopper Conference Diversity Guide</a> para seleccionar presentadores.</p>
<p>Organiza los talleres en una sala aparte si es posible. Una duración de 45 a 90 minutos es aceptable. Si tienes más de un taller, deja 15 a 30 minutos libres entre talleres para permitir al primero cerrar y al segundo prepararse para comenzar.</p>
<p>En el Open Data Day DC, tuvimos seis talleres en dos días con una introducción a las APIs de datos libres, una introducción a la colaboración utilizando github, uso de mapas libres, una introducción a Python, y uno sobre participación ciudadana.</p>
<h2 id="venue">Lugar & fecha</h2>
<h3>Requerimientos Básicos</h3>
<p>Encuentra un lugar para tu evento y reserva las fechas. Es la única cosa que necesitas hacer significativamente con tiempo. Mientras con más tiempo de reservación lo tengas agendado mejor.</p>
<p>Encuentra un lugar que pueda brindar:</p>
<ul>
<li>Asientos apropiados</li>
<li>Una línea de conectores por mesa</li>
<li>Wifi (¿es estable y rápido? ¿se pueden conectar todos tus participantes? ¿bloquean ciertos puertos?)</li>
<li>Proyector</li>
<li>Un micrófono, al menos en salas grandes</li>
<li>Entradas de fácil acceso y espacio disponible para personas en silla de ruedas (y si hay un estrado, verifica que sea accesible también, si es que aplica)</li>
<li>Baños para ambos géneros, que tengan para una persona, que sean accesibles para cualquier persona</li>
</ul>
<p>(Si estás organizando un evento grande, puedes también leer <a href="http://conference.hopper.org.nz/#environment">todas las cuestiones de accesibilidad listadas aquí</a>.)</p>
<h3>Sillas</h3>
<p>El requerimiento de sillas difieren entre el hacking y los talleres. Para el hacking, seguro necesitarás sillas tipo para banquetes con mesas circulares amplias para sentar 10 personas por mesa. Las salas que se acomodan en mesas circulares mantienen una <i>menor</i> cantidad e personas comparadas con los otros tipos de mesas, así que toma esto en consideración al calcular la capacidad de asistentes. Para los talleres seguro necesitarás sillas tipo para salón de clase, por ejemplo mesas rectangulares con sillas a cada lado.</p>
<h3>Cuándo</h3>
<p>Elige una fecha para tu evento cuidadosamente. Evita fechas en el verano, vacaciones u otras fechas de este tipo en tu localidad. Los fines de semana son muy complicados para personas que asisten en su tiempo profesional. Las noches entre semana son complicadas para quienes son papás.</p>
<p>Pregunta en el lugar donde se desarrollará el evento sobre los horarios permitidos. Configura los horarios de llegada y de salida tanto para los participantes como para el equipo organizados. Planea al menos 30 minutos antes y después del evento para la limpieza y el órden de las salas.</p>
<p>Cerciórate de que puedes entrar al igual que tus participantes. Si la puerta principal está cerrada, asegúrate de tener una llave y de que tienes a alguien ahí para permitir entrar a los asistentes (quizá necesites un equipo de personas de modo que puedan rotarse durante el día).</p>
<h3>Otras consideraciones...</h3>
<p>Verifica si el lugar del evento permite tener comida en las salas.</p>
<p>Si el evento está fuera de las horas de trabajo de la sede, verifica que el lugar tendrá aire acondicionado durante el fin de semana. Algunos lugares apagan el aire y no lo encienden hasta el lunes siguiente.</p>
<h3>Presupuesto para la sede</h3>
<p>Algunos espacios profesionales que encontrarás cobran una pequeña cuota, así que busca alguno que se acople a tu presupuesto. Quizás puedas encontrar algunos espacios gratuitos con buen wifi (por ejemplo una biblioteca, la empresa de un amigo, etc.).</p>
<p>Para un evento grande en una ciudad principal, los lugares tendrán un costo por arriba de los miles por día. Depende del espacio que necesites, y no es para que pongas un precio al evento, pero suele costar entre 10 y 30 dolares por persona.</p>
<h2 id="sponsorship">Patrocinios</h2>
<p>Para eventos grandes, muy seguramente necesitarás patrocinadores que cubran el costo del evento.</p>
<p>Los patrocinadores podrán darte algunas cosas — dinero, espacio, comida, playeras — con la expectativa de darles algo a cambio por su apoyo. Por ejemplo, podrían reclutando, o contratando, o quizás buscando publicitar un producto que necesiten promover.</p>
<p>Piensa en lo que estás dispuesto a ofrecer a los patrocinadores a cambio por su ayuda. Ciertamente agradecerás a los patrocinadores, por nombre, durante la inauguración y durante el cierre del evento, y quizás quieras mandar un tweet de agradecimiento también. Más allá de eso, ¿quisieras darles un espacio para hablar en el podium? ¿una mesa al fondo para promocionar sus productos? Queda completamente a tu consideración, y deberás mantener bien la balanza para tener suficiente patrocinio sin que esto interfiera con los objetivos del evento.</p>
<p>Determina bien tu presupuesto — en especial los de tu sede y los costos de comida — primero, de modo que puedas saber el patrocinio que necesitas. Entonces empieza a asegurar patrocinadores lo antes posible.</p>
<h2 id="food">Comida</h2>
<p>Idealmente proporcionarás café, snacks ligeros, y bebidas durante el día (en especial agua). Por otro lado, la comida es sorpresivamente cara, así que has lo que puedas.</p>
<h3>Qué comprar</h3>
<p>Si proveerás comida, <i>deberás</i> llevar también opciones de comida vegetariana y deslactosada dado que estos tipos de dieta son muy comunes. No sería mala idea que toda la comida fuera vegetariana. Después de esto, considera otras restricciones que tus participantes pudieran tener (kosher, gluten-free) y has lo que esté en tus manos.</p>
<p>Se responsable con la comida. Piensa como papá. Ordena comida que sea relativamente saludable. Evita comida que caiga pesada y haga dormir a la gente (como pan) o las haga improductivas (alcohol). El café y el azúcar están bien (la energía es importante), pero ten una buena nutrición también...</p>
<h3>Presupuesto y logística</h3>
<p>Asigna entre 7 y 15 dólares por persona. La pizza sería la comida más barata de tener, pero es básicamente la peor con la que podrías alimentar a alguien (además de que no todos comen pizza) — evita la pizza si te es posible.</p>
<p>Si vas a ordenar comida, lo más factible es que hagas la orden al menos con tres días de anticipación al día del evento.</p>
<h2 id="swag">Swag</h2>
<p>Algunos eventos ofrecen playeras o stickets. Personalmente creo que hay mejores maneras de gastar el presupuesto, pero si realmente quieres ofrecer swag, ten en mente–</p>
<p>No ofrezcas playeras unitalla porque no todas las personas son iguales. De hecho, puedes leer la <a href="http://conference.hopper.org.nz/#tshirts">sección de playeras en la Hopper Conference Diversity Guide</a>.</p>
<h2 id="coc">Código de conducta</h2>
<p>Los eventos de tecnología tienen la fama de no ser muy abiertos a las mujeres y a las minorías. Necesitamos cambiar eso. Puedes ser parte del cambio al adoptar una código de conducta para el evento. Un código de conducta no es solo para poner reglas. Configura reglas de convivencia y manda una señal a los posibles participantes de que intentas crear un ambiente amigable. Y, por supuesto, si hay un problema en el evento, tener un código de conducta con anticipación te ayudará a resolver el percance.</p>
<p>Busca códigos de conducta utilizandos en eventos que admires, o cópialo del <a href="http://codefordc.org/resources/codeofconduct.html">Código para DC’s</a> , o bien del <a href="http://techladyhackathon.org/codeofconduct">código de conducta del Tech Lady Hackathon + Training Day</a>. Puedes también leer la sección de código de conducta del la <a href="http://conference.hopper.org.nz/#coc">Hopper Conference Diversity Guide</a>.</p>
<h2 id="happy">Happy hours</h2>
<p>Un happy hour previo al evento ayuda a los participantes a conocerce en un ambiente relajado. Un happy hour posterior al evento la tarde después del hackathon, da un cierre que brinda a los participantes la oportunidad de socializar ahora que ya se conocen unos a otros.</p>
<p>Para eventos grandes, elige un bar con tiempo de anticipación y habla con ellos para asegurarte que está bien llevar un grupo grande. Querrás reservar una sección del bar (ellos pedirán una couta antes o que garantices un consumo mínimo desde donde ellos te cobrarán si tu grupo no ordenó lo suficiente).</p>
<p>Si se serviera alcohol, toma en cuenta: no todos toman (menores de edad, mujeres embarazadas, y muchos otros tipos de personas por razones variadas); el alcohol puede llevar a un ambiente incómodo; aquellos que toman quizás necesiten transporte público para volver a casa. Por lo tanto: ofrece bebidas no alcohólicas; supervisa el ambiente para asegurarte que continúa siendo profesional y cómodo para todos; que haya transporte público.</p>
<h2 id="registration">Registro</h2>
<p>Crea una forma de registro en <a href="https://www.eventbrite.com">Eventbrite</a>.</p>
<h3>Líimite de Registro</h3>
<p>Determine su capacidad máxima. Para un evento con talleres paralelos, toma en cuenta que los participantes estarán en un solo sitio al inicio del evento, así que tu capacidad máxima será mayor a la de tu salón principal (algunos tendrán que estar parados o apretados al inicio).</p>
<p>Para un evento gratuito, cerca del 65% de los que se registren en realidad asistirán. Este número ha sido bastante consistente a lo largo de otros eventos. Considera un registro del 150% de tu máxima capacidad real.</p>
<h3>Obtén información</h3>
<p>Utiliza la forma de registro para obtener información sobre los participantes:</p>
<ul>
<li>Nombre (y posiblemente otra información requerida por seguridad de la sede)</li>
<li>Correo electrónico</li>
<li>Puesto laboral</li>
<li>¿Ha ido antes a hackathones?</li>
<li>¿Qué tipo de hacker es? Por ejemplo: Desarrollador, Diseñador, Data Scientist. Experto en el tema del hackathon. Persona de gobierno. Administrador de Proyecto. Defensor de la causa.</li>
<li>¿Sobre qué están interesados en hackear? (pregunta libre)</li>
<li>¿Están interesados en alguno de los talleres?</li>
<li>¿Cómo se enteraron del hackathon?</li>
<li>Necesidades o peticiones especiales</li>
</ul>
<p>Mientras más información puedas obtener anticipadamente, podrás tener una mejor planeación. Puedes comenzar a pensar sobre quienes trabajarán en qué tan pronto como el registo empiece a llenarse. Literalmente, imagina como cada participante registrado estará ocupado durante el evento basado en la información que tienes sobre ellos.</p>
<h2 id="ten">Diez días antes</h2>
<h3>Encuentra líderes de proyecto</h3>
<p>Observa quienes vienen al hackathon y si alguno de ellos ya tienen un proyecto en particular, identifica los líderes de proyecto. Incluso querrás organizar una junta con ellos en éste punto para:</p>
<ul>
<li>Darles una guía sobre cómo avanzar en sus proyectos</li>
<li>Identificar cómo van a dar la bienvenida a nuevos integrantes, qué tareas hay para éstos</li>
<li>Identificar qué tipo de ayuda necesitan para sus proyectos</li>
</ul>
<p>Ve la sección Cultivando Buenos Proyectos arriba.</p>
<h3>Busca quien pueda ayudar</h3>
<p>Si estás organizando talleres interactivos y esperas que muchos participantes se inscriban, muy probablemente necesitarás tener personas de staff cerca que apoyen a los participantes que tengan problemas. Planea por lo menos un miembro del staff por cada 10 a 20 participantes.</p>
<p>Además busca personas que organicen una mesa de registro y algunos que estén en la puerta de entrada.</p>
<h3>Manda correos electrónicos a los asistentes</h3>
<p>Quizás quieras mandar un correo a las personas registradas en este punto con toda la información logística que se tenga, de manera que estén informados y puedan planear con anticipación. Ve “Un día antes” abajo para que sepas qué podrías incluir en el correo.</p>
<h2 id="three">Tres días antes</h2>
<h3>Piensa cómo vas a contar la historia</h3>
<p>Uno de los impactos más duraderos de tu evento es el cómo será recordado:</p>
<ul>
<li>Elige un hashtag.</li>
<li>Crea una página en <a href="https://www.tumblr.com/">tumblr</a> o en <a href="http://hackpad.com">hackpad</a> para registrar el progreso y poner anuncios o ligas.</li>
<li>Piensa cómo <a href="http://paulclarke.com/photography/blog/the-hack-day/">tomar fotos del hackathon</a> que cuenten toda su historia.</li>
<li>Lee las <a href="https://civic.mit.edu/blog/natematias/media-making-strategies-to-support-community-and-learning-at-hackathons">estrategias mediáticas</a> propuestas por Nathan Matias and Willow Brugh para hackathones.</li>
</ul>
<h3>Suministros</h3>
<p>Lo que debes llevar al evento:</p>
<ul>
<li>Papel, marcadores, y cinta adhesiva</li>
<li>Stickers para nombres</li>
<li>Tarjetas para notas, plumas, papel, y otra papelería que faciliten la planeación del proyecto</li>
<li>Vasos de plástico, platos, y utensilios para la comida</li>
</ul>
<h3>Además...</h3>
<ul>
<li>Asegúrate de haber hecho la orden de la comida</li>
<li>Manda un correo a periodistas que conoscas que pudieran estar interesados en el evento</li>
<li>Carga tu cámara para que este lista para tomar las fotos</li>
<li>Algunos lugares requieren una lista de participantes por seguridad. Si necesitas esa lista, asegúrate que la tienes por orden alfabético. Los de seguridad seguramente la van a imprimir como se las des, y las cosas se complican cuando la lista no está organizada de algún modo.</li>
</ul>
<h3>Manda un correo electrónico a los asistentes de nuevo</h3>
<p>Querrás mandar un correo a los asistentes en este punto, de nuevo, con toda la logística que tengas, de modo que puedan conocerla con tiempo de anticipación. Ve “Un día antes” abajo para saber qué incluir en el mensaje.</p>
<h2 id="one">Un día antes</h2>
<h3>Ensayo</h3>
<p>Has un ensayo en la sede. Asegúrate de tener:</p>
<ul>
<li>Mesas para el hacking, rectangulares para los talleres</li>
<li>Sillas suficientes (cuéntalas)</li>
<li>Un multicontacto por mesa</li>
<li>Wifi</li>
<li>Proyector y conector VGA (pruébalo con tu computadora)</li>
<li>Micrófono, al menos en las salas grandes</li>
</ul>
<p>Si tienes talleres paralelos:</p>
<ul>
<li>Ve la lista anterior tanto para la sala de hacking como para para las salas de entrenamiento</li>
<li>Asegúrate que se tiene suficiente espacio para todos en una sola sala porque todos los participantes estarán en ella para la sesión de bienvenida</li>
</ul>
<h3>Correo para los asistentes</h3>
<p>Manda un correo con la logística a los participantes registrados. Incluye:</p>
<ul>
<li>Tu información de contacto, incluyendo tu número de celular para que los participantes tengan donde marcarte si no encuentran la sede</li>
<li>Información sobre el pre y post-evento: lugar, fecha, hora</li>
<li>Fecha y hora de comienzo y final del evento</li>
<li>Lugar del evento (dirección y nombre del edificio), lugar exacto de entrada, señalamientos y mapa</li>
<li>Recordatorio de llevar una identificación a la sede por razones de seguridad</li>
<li>Recordatorio de llevar una laptop y cargador</li>
<li>Las comidas/bebidas que se van a ofrecer y en qué momento (desayuno, comida, cena?), así como si habrá comida para vegetarianos u otras especiales</li>
<li>Agenda de talleres, si aplica</li>
<li>Tu código de conducta (o un link a él)</li>
<li>Si hay acceso para discapacitados</li>
<li>El nombre de los organizadores y las gracias a patrocinadores</li>
</ul>
<h3>Folletos</h3>
<p>Imprime unos cuantos para los participantes que incluyan:</p>
<ul>
<li>Información del Wifi (nombre y password)</li>
<li>Hashtag del evento y URL</li>
<li>Agenda (hora de comienzo, comida, hora de término, horarios de talleres si aplica)</li>
<li>Lista de salas de descanso</li>
<li>Lugares cercanos recomendados para comida/cena (incluye un mapa si es posible)</li>
<li>URL corta a tumblr y hackpad</li>
</ul>
<p>Imprime una copia por mesa (es decir, una por cada 5 a 10 participantes).</p>
<h3>También</h3>
<ul>
<li>Prepara las diapositivas para la sesión de bienvenida.</li>
<li>Carga tu teléfono. Va a ser un largo día mañana.</li>
</ul>
<h2 id="schedule">Agenda del Hackathon</h2>
<h3>Cuando llegues</h3>
<ul>
<li>Asegúrate que las cosas están en su lugar: mesas/sillas, el proyector funciona, los baños funcionan</li>
<li>Señalamientos desde la entrada principal al edificio donde los participantes deben ir primero</li>
<li>Señalamientos a los baños y otras salas a donde podrían ir los participantes</li>
<li>Agrupe las tarjetas de identificación alfabéticamente y si son un grupo grande, sepárelas por grupos de letras</li>
</ul>
<h3>Sesión de Bienvenida</h3>
<p>Comienza con una pequeña sesión de bienvenida y configuración del día:</p>
<ul>
<li>Presenta a los organizadores</li>
<li>Agradece a la sede y a los patrocinadores (no olvide a ninguno — <i>esto</i> es para lo que lo patrocinaron)</li>
<li>Explica la historia y el propósito del evento</li>
<li>Menciona el código de conducta (de nuevo, este punto es para configurar algunas normas, no precisamente para hacerlas cumplir)</li>
<li>Pregunta quienes no han asistido a un hackathon con anterioridad, o si asistieron al evento anterior; de un aplauso</li>
<li>Explica la logística: la página de tumblr o el hackpad, la agenda de talleres, la comida, el horario</li>
<li>Anima a la gente a tomar y compartir notas de la sesión, registrar el progreso de los proyectos (vea las notas arriba sobre contar la historia del hackathon)</li>
</ul>
<p>En un evento corto (de hasta 30 personas), puedes hacer que todos los participantes se presenten</p>
<p>Cualquiera que lleve un proyecto debe presentarlo a los demás. A esto se le llama el “pitch de proyectos.” Toma en cuenta pitch cortos: el nombre de los líderes, la definición del problema, la solución, las habilidades o la ayuda necesarias. Los líderes de proyecto tienden a hablar demasiado, quizá requieras cortar la conversación después de un minuto para respetar el tiempo de los asistentes. Anima a los líderes a pensar en esto no como un espacio de reclutamiento sino como una forma de exponer lo grandioso que será trabajar en ello.</p>
<h3>Durante el día</h3>
<p>Asigna a alguien la tarea de manejar la sala de hacking. Revisa en cada proyecto que las cosas vayan bien. Ve si alguien necesita ayuda o no sabe donde trabajar. Mantén la agenda en tiempo. Avisa cuando sea tiempo de comer y una hora antes del cierre del evento. A poco del cierre, cerciórate que cada proyecto este preparado para explicar lo que hicieron. Que registren su progreso en tumblr o en hackpad.</p>
<p>Asigna una persona a cargo de los talleres. Asegúrate que los talleres están en tiempo, que los participantes entienden al instructor, pueden escucharlo desde el fondo de la sala, etc. Mantente cerca para asegurarte que el instructor no está teniendo problemas técnicos. Alguien del equipo debe estar cerca de los talleres todo el tiempo.</p>
<h3>Cierre</h3>
<p>El cierre le da a todos una oportunidad de escuchar lo que todos hicieron durante el día. Para grupos pequeños, cada uno puede mencionar lo que pudieron completar o lo que aprendieron (especialmente los participantes de talleres). Da a los asistentes rondas de aplausos.</p>
<p>Para grupos grandes, el reporte será por proyecto. Si es posible, permíteles mostrar el avance en el proyector, manteniendo siempre las cosas fluídas. A este punto, los proyectos tendrán mucho que decir, así que manten la exposición en 1 o 2 minutos por proyecto, y si van a mostrar algo en el proyector asegúrate que está listo antes de que el cierre comience.</p>
<p>Finalmente:</p>
<ul>
<li>Da las gracias a la sede y a los patrocinadores</li>
<li>Agradece a los asistentes y co-organizadores</li>
<li>Si hay un post-evento, dirige a las personas a él o pídele a un voluntario que dirija a la gente</li>
</ul>
<h3>Por último</h3>
<p>Ya que todos los participantes se hayan retirado, cerciórate que la sede quede como antes de iniciar:</p>
<ul>
<li>Limpieza</li>
<li>Quita señalamientos</li>
<li>Revisa si hay objetos perdidos</li>
</ul>
<h2 id="post">Post-mortem</h2>
<p>Después del evento:</p>
<ul>
<li>Escribe todo lo que funcionó para que lo repitas el siguiente evento</li>
<li>Escribe lo que no funcionó para que puedas evitarlo</li>
<li>Calcula el costo total del evento por participante, solo para saber</li>
<li>Encuesta a los asistentes sobre lo que les gustó y lo que no</li>
<li>Escribe un blog post sobre el evento</li>
</ul>
</div>
<hr>
<footer>
<p>© Joshua Tauberer 2014-2015. Siéntete libre de usarlo bajo los términos legales <a href="https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/">CC-BY 4.0</a>.</p>
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